Réussir l’organisation de votre événement d’entreprise

Vous avez eu la bonne idée de récompenser et de fédérer vos équipes en leur proposant un moment ludique ou festif. Cependant, faute d’une bonne méthode, l’organisation d’un événement d’entreprise à participation ouverte peut se révéler compliquée et les résultats décevants. Pour en optimiser l’impact, nous vous présentons ici les conseils de notre agence qui pourra vous accompagner dans tous vos projets.


Arbre de Noël, Pâques ou 14 juillet, les occasions festives ne manquent pas et les possibilités d’organisations événementielles sont nombreuses entre une soirée cocktail, un repas assis ou des activités de plein air. Organiser un événement d’entreprise représente un investissement humain ainsi que financier important pour une entreprise. Il sera donc utile de respecter quelques règles de base pour mettre toutes les chances de réussite de son côté.

C’est bien évidemment la satisfaction des participants qui fera le succès de l’organisation de votre événement d’entreprise. Pour qu’ils en repartent avec des souvenirs inoubliables, il ne faudra surtout pas leur laisser le temps de s’ennuyer et leur proposer des activités variées.

En étudiant de près la sociologie de l’entreprise, vous en apprendrez certainement davantage sur les goûts des éventuels participants. Vous pourrez ainsi adapter l’ambiance de votre animation événementielle et faire votre choix, en fonction de ces données, parmi des animations créatives, des animations quizz, des jeux d’adresse, etc.

Cependant, un événement d’entreprise ne se vit pas qu’au présent. En l’inscrivant dans la durée, vous pourrez lui donner un impact bien plus important.

L’organisation de la communication permet en effet de faire vivre votre événement d’entreprise aussi bien en amont qu’en aval de sa réalisation et éventuellement en simultanée dans différents lieux. En prenant en compte toutes ces phases temporelles dans votre stratégie de communication, vous optimiserez son impact quels que soient vos objectifs. Les animations photo permettent en particulier de donner une visibilité durable à votre événement professionnel. Dans une perspective de marketing viral, elles encourageront les participants à réaliser des clichés originaux qui seront personnalisés selon l’identité de votre entreprise et qu’ils auront envie de partager autour d’eux.

La communication représente également un élément primordial pour la fréquentation. Il est important de faire connaître la date de l’événement suffisamment à l’avance. Vous pourrez communiquer tout au long de son organisation afin de faire monter l’attente et pour que l’ensemble des membres de l’entreprise soit bien informé. Si vous réussissez à aiguiser la curiosité et l’envie autour de votre événement, il deviendra immanquable.

Lorsqu’on organise un événement d’entreprise, le choix du lieu et de la date représente un élément primordial pour permettre une participation satisfaisante. Il est nécessaire tout d’abord d’avoir une bonne connaissance du planning de l’entreprise afin de déterminer une date cohérente avec la disponibilité des employés. On évitera de programmer des événements de manière trop rapprochée, ainsi que les périodes durant lesquelles la charge de travail pour l’entreprise est habituellement la plus lourde. Les vacances seront de préférence également à proscrire.

Si l’événement se déroule en soirée, il pourra être judicieux de favoriser une organisation qui encouragera les employés à se rendre directement de leur travail à la réception en choisissant un lieu peu éloigné et un horaire proche de celui de la sortie des bureaux. On pourra ainsi créer un effet d’entrainement. Si le lieu ne se situe pas à proximité de l’entreprise, il sera intéressant dans cette perspective de prévoir un moyen de transport en commun pour véhiculer directement les participants.

Le choix de la date peut également être un facteur déterminant pour le coût de l’organisation de votre événement d’entreprise en particulier pour la location d’une salle ou la réservation d’hébergements. En vous y prenant suffisamment à  l’avance vous pourrez bénéficier de tarifs avantageux et d’un choix plus large qui vous permettra d’ajuster parfaitement votre événement à  vos contraintes notamment budgétaires.

Selon la période ou le jour de la semaine, les prix pourront varier de manière très significative. Pour l’organisation et l’animation d’une soirée événementielle, il sera certainement plus avantageux de choisir une date en semaine plutôt qu’en week-end. Cette option est trop souvent négligée mais elle peut être également favorable y compris pour la participation. Les employés ont souvent réservé leur vendredi et le samedi soir longtemps à  l’avance. Il leur sera plus difficile de se rendre disponible ces jours-là  même s’ils sont davantage enclins à  sortir.

En suivant ces recommandations pour l’organisation d’un événement d’entreprise, vous éviterez certainement quelques déconvenues. Pour aller plus loin dans l’accompagnement de tous vos projets, vous pouvez contacter nos spécialistes de l’organisation et de l’animation événementielle qui vous feront bénéficier de leur expérience et de leur expertise : Je fais une demande